你不可不知的五維管理-向上管理篇

除非你是一間公司的最上位者,否則「向上管理」會是每個人在職場上都必須要學習的一個課題,向上管理做得好,可以讓你的工作順暢許多。但如何做好卻是件困難的事情,本篇就與大家來聊聊五維管理中的「向上管理」

 

主管不會是萬能的,向上管理的關鍵。

很多人既定印象就是「主管什麼都會」,這不能說是錯誤印象,而只能說是不完全正確。這樣說的原因主要是由於主管有決策與指揮權,就會容易產生他什麼都會錯覺。主管在做決策的時候,往往都是以過往的經驗或者是他認為最好的方式來做為決策依據,但這真的是最佳解嗎?其實不盡然。

 

在規劃或決策每一件事的時候,大多數的人都會習慣性朝著自己擅長、可發揮的方向去做,但也因為如此,常常就會有矛盾的產生:你擅長的主管未必能掌握,主管的優勢你未必能做好。

 

要做好向上管理,有三點要先做到:

1.瞭解主管,知其喜惡。

要做好向上管理,首先要先瞭解主管的能力,知道他能做什麼、想做什麼、較不擅長的項目、工作上的缺點、不喜歡下屬做的事等等,能夠瞭解得越多越好,畢竟正所謂「知己知彼、百戰不殆」,要做好向上管理,這是必須要先做的。

2.換位思考,投其所能。

在瞭解主管後,要試著站在主管的角度去思考事情,如何想出「主管想要且自己也能做的提案」會是決定執行起來成與敗的關鍵。除此之外,針對主管工作上的缺點預先規劃彌補方案也是很重要的。例如:主管是個常常忘東忘西的人,那麼就必須要透過各種提醒與紀錄,讓主管能輕鬆且簡單的查詢狀況與進度。

3.報告重點,使其心安。

向主管提案有兩個重要的關鍵,首先你必須要用主管「聽得懂」的方式告訴他,必須確保你與主管的溝通是在同一個頻率上,否則你的提案做得再好,主管聽不懂一切依然是白費的。接著,務必切記How」一定比「What」重要很多。在跟主管報告時,要清楚說明自己要如何做,清楚讓主管知道你已做好充分準備,讓他可以安心地讓你去執行。

 

倘若,這三點你已做的駕輕就熟,那麼你可以試試針對主管的屬性,做出相對應的應對,會讓你的向上管理更上一層樓。

 

主管的屬性,大致上可以分為四大類,分別為:專制獨裁、一板一眼、徵詢意見、放牛吃草。

這四類的主管沒有一定哪個好哪個不好,每個人都會適合或喜歡的主管類型,但其實只要抓到訣竅,其實這四類的主管都很容易做好「向上管理」。

當你遇到「專制獨裁」的主管…..

這種主管喜歡掌握部屬任何事情,專案的進度、執行的細節,更有可能會要求部屬就都照著他的指令做事就可以了。面對這種主管,你要做到以下三件事:

1.做好手邊的事情

在這類型主管底下做事,一定要確保自己手邊的事情要做好、做完,絕對不能讓主管抓到任何的小辮子!在向主管報告完成事務前,重複檢查完整性與正確性是很基本的,但這邊特別提醒,在面對專制獨裁的主管,務必再三確認才能報告,不然……………..

2.預測主管的下一步

這類型的主管很喜歡突然交辦或詢問事務,可以試著去猜測主管近期是否會要做什麼事或問什麼事,在空閒的時間先準備好,等到主管出招的時候才不會措手不及。但務必切記,別預先準備好之後就傻傻地將相關資料提供給主管,這樣可能不會得到主管讚賞,還會挨一頓罵!

3.逐漸累積信任感

前面兩點都做好之後,其實就能逐漸累積在主管心中的信任感,只要偶爾在他有疑問或需要幫助的時候,提供給他需要的,自然而然就能夠累積信任感,當信任感到達一定的程度之後,他就有可能變成放牛吃草類型的主管囉。

 

當你遇到「一板一眼」的主管…..

這類型的主管非常重視法規與制度,凡事都喜歡照著規矩做事。面對這種主管要做好向上管理,二件事做好,其實就都很簡單:

1.熟悉制度規範

既然主管喜歡照著規矩做事,那麼熟悉各項制度規範就是一件極為重要的事情,在做任何提案時,都必須確保與公司的流程、制度是否符合,以及有無違反相關法規。在報告時,要清楚告訴主管提案內容都是符合各項規定。如果是可以事先與相關部門溝通的提案(這個就要自行判斷),也可以先行與各部門溝通,確認執行時的細節是否能夠配合等,若皆沒有問題,在報告時就可以一併告知主管,讓主管更放心。

2.保守做事不強出頭

一板一眼的主管,大多數通常都會是比較「怕麻煩」的人,認為按照規矩做事一定就不會有問題,因此做起事情或下決策時大多都會較為保守。在他的下面做事情,當然就得配合他這樣特性來處理事情,因此必須要保守著照著相關規範做事,不宜太過於強出頭。強出頭通常就會被認定為麻煩,因為強出頭會引來過多的眼光注目,萬一出了事,小事情也會變成大事情,怕麻煩的主管當然不希望這樣的情況發生。若你的主管如果是一板一眼型,就請你低調做事情吧!

 

當你遇到「徵詢意見」的主管…..

「你覺得呢?」、「你的想法是?」,這是這類型主管最常問的問題,他們喜歡詢問部屬的意見,習慣在聽完意見後再做出最後的決策。姑且不論主管的能力以及是否有擔當這兩件事,在這類型主管面前是最能展現自己想法的。切忌無論是在什麼情況下。你要做的永遠只有一件事情:「隨時做好準備」

那種會有時間讓你去準備,然後安排會議討論,會議最後詢問「所以你的想法是?」這種狀況是最好處理的,畢竟有時間可以蒐集資料、做完整的規劃,在這樣的情況下沒有辦法說出一個好的想法,這就是自己的問題了!

在這類型主管身邊,最緊繃的情況就是:主管突然拋出一個問題,然後就說「你覺得呢?」

這時候,你的反應速度跟腦中的知識量,將會影響到主管對你的評價。要表現的好就是取決於你對於你的職務內容、公司方向、市場狀況等是否有足夠的瞭解。當然這樣的狀況原則上不需要馬上就提出一個完整的報告,你可以先將初步的想法提出,並告訴主管「在什麼時候提出一份完整的計畫給他」。

但這邊特別提醒,如果你沒有辦法做到立即判斷或評估整件事情的可行性,那建議當下不要提出任何想法,可以告訴主管「這部分需要再仔細研究一下,會在什麼時候提出初步的想法給他。」

 

當你遇到「放牛吃草」的主管…..

這類型的主管是非常重視結果的人,通常會給部屬高度的信任與自由,原則上不要太過誇張的狀況,主管都不太會去過問。面對這樣主管時,二大重點:

1.自我管理務必做好

由於這類型主管都不會去管部屬,因此就只有部屬可以自己管理自己,在這樣的情況下「自我管理」就會是非常重要的。面對這類型主管自我管理做得好,向上管理就已經做好50%。回顧系列文的第一篇:【你不可不知的五維管理自我管理篇】,裡面提到的兩個部分會是在這邊很重要的一環:「精準的時間管理」以及「魔鬼藏在細節裡」。主管交辦的事務,在時間內完成,且是精準無差錯的完成,是最為重要的一件事。

2.讓他知道進度或相關資訊

沒有任何人喜歡意外,這類型的主管也不例外。因此就算他說不用跟他報告進度,你也要養成習慣,一段時間就發個email告訴他進度。面臨到特殊或重大的問題,一定要去讓他做決策或讓他知道(建議要帶著你的想法去找他)。做這些事情其實也是在保護自己,以防哪天他翻臉不認帳,反咬你一口………


當然,你可能也會說「我主管像放牛吃草型,但有時候又很像專制獨裁型」。放心,這是正常的!是很有可能在不一樣的事情上面會有不一樣類型的樣貌產生,但一定會有個類型是他最主要的。你可能又會想到「那會不會有可能有不屬於這四類的主管呢?」我只能說,很有可能。

大家有看過「獵人」這部漫畫(或動畫)嗎? 其實主管的類型就跟裡面的念能力是很像的。每個人都會有屬於自己的念能力屬性,同時也可以開發不同屬性的念能力,但最厲害的永遠都會是原本的屬性。主管的管理類型也是這樣的,他最常展現出來的一定是他最原始的類型,要做好向上管理就是要花心思在相呼應的應對方式上。在面對不同強度的事情,而產生不同的管理類型時,再依當時狀況下去做些微調整即可。

那麼遇到不屬於這四大類型的主管,該怎麼辦?

嚴格來說,這種可以歸類到第五類:「難以捉摸」的主管。遇到這種主管,建議回歸到最前面的三點:「瞭解主管、換位思考、報告重點」,做到「知其喜惡、投其所能、使其心安」,再依照不同狀況去做到四大類型的應對方式,原則上就不會有太大的問題。

「難以捉摸」類型的主管並不常見,倘若你能遇見,且又能在他身上做好「向上管理」。那麼未來你遇到任何類型的主管,向上管理對你來說就不會是難事了!

 

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對了~題外話:難以捉摸類型的主管,就是獵人念能力中的特質系念能力呀…..就是一個綜合體的概念!!!!

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