用忘形流簡報思考術踏入簡報的世界 (上)

在開始之前,讓我們先說個故事吧!

2015年我做了第一次的公開簡報,簡報的目的是實習生招募,簡報的對象是母校的學弟妹,這是我印象最深刻的一場簡報,也是我永遠引以為戒的一場簡報。還記得那天外頭下著大雨,當我們踩著喝飽了雨水的皮鞋抵達會場時,已經超出表定時間十多分鐘,學生們都等得不耐煩了!

一開場,我就想著要先和「學弟妹」們拉近距離,於是扯了十幾分鐘我在母校的時候如何如何,然後想著要和他們更接近,於是花了很多時間想要和學弟妹們「聊聊天」。等到我進入實習生招募這個正題的時候,剩下給我的時間就只有大概20分鐘左右了!有稍微研究過簡報的夥伴們應該已經猜到,這場簡報的下場就是沒人理我,最後當然一個實習生也沒招募到囉!而這場失敗的簡報,也開啟了我的簡報學習之旅,我學到了一點皮毛,也想把這些皮毛分享給大家,和大家一起交流互動,今天就讓我們從忘形流簡報開始吧!

先釐清學習簡報的目的

為什麼我們需要學習簡報?許多人都認為,簡報一定要投影片做好做滿,然後拿著簡報筆和麥克風,站到講台上,開始從第一頁侃侃而談,論述、分析到說服聽眾,其實這只是簡報的其中一種形式。我們平常有很多時間都在做簡報,像是課堂簡報、提案報告、演講、溝通、口頭報告,這些都屬於簡報,最終的目的都是要完成一次溝通。簡言之,簡報就是我們希望表達一件事情或概念給某個(些)人,試圖讓對方接受我們的想法,產生某些行動。(可以參考《簡報觀落陰-從簡報目的說起》)

我們必須面對的現實是,每個人的時間都很寶貴,沒有任何一個人有義務花上一段時間,聽我們說一些不知所云的東西,因此簡報如果不能一語中的,那等於是在浪費彼此的時間,尤其如果簡報的對象有一定的權力或時間壓力時(例如主管),可能會直接拒絕聽我們接下來的陳述,我們也就達不到原本溝通的目的了。

忘形流是我學習簡報的第一個流派,因為它的形式簡單、易懂,又不花太多時間(但後來發現要把邏輯設計好還是得花上大把時間才行),因此學習的門檻相對較低,我們也比較容易從中了解簡報的架構應該是什麼,用什麼樣的方式可以讓大家快速接收到我們要提供的資訊。那麼就讓我們從《忘形流簡報思考術》開始學習怎麼做好一場簡報吧!

好的簡報需要架構設計

我們剛剛用了一個簡報很經典的起手式,許多TED的演講也是採用這個模式,而這也是忘形在簡報時最常使用的方式,在書中稱這個架構為:用簡報說故事的SPA方法。SPA這三個字母分別代表了三件事情,也是故事型簡報的經典模式:

S:Story,一個故事引導。

P:Point,你的內心想法。

A:Action,聽眾該發起的行動。

我們剛剛就利用了這樣的一個模式,在文章的開始,先說了個我曾經做過最失敗的簡報的故事(S),透過這個故事的引導,要告訴大家為什麼我要開始學習簡報,而簡報的目的又是什麼(P),最後希望大家跟著我們一起來學習,怎麼做簡報(A)。

為什麼這個模式這麼多人使用呢?忘形在書中這麼說了

當讀者與這樣的情境有所共鳴時,他才能夠將自己帶入情境,並且透過你的引導改變認知,最後發起行動。

所以我們講故事的目的,是為了把大家帶入一個我們設定的情境,在這個情境中,我們希望讀者能跟著我們一起走一遭,感同身受體驗了那個情境中發生的事情後,讀者就比較能接受我們想傳達給他的概念,進而做出我們希望讀者做的行動。

要讓讀者「願意」跟著我們走一趟簡報的旅程,必須要經過設計,SPA只是其中一種比較常見的模式,但並非所有簡報都適合「先說故事→引導想法→發起行動」這樣的模式,忘形在書中提到了四個元素QPSA,分別代表:

Q(Question):提問帶出想法或聚焦。

P(Point):想傳達的觀點、思考、啟發。

S(Story):相關的故事、情境、比喻。

A(Action):引導或提供行動方案。

我們只要針對特定的情境,排列組合這四個元素,就可以擁有一個很清楚的簡報架構,忘形在書中舉了三種架構方式:說明一個點的PQA方法、回應問題的QSPA方法、用故事改變認知的SPA方法,我認為應該已經包含了最常見的簡報情境。

開始做簡報前,其實要先準備三件事情

許多人做簡報應該都和我們上一段一樣,我們只想著我們要用哪個方法講什麼故事,可以說(強)服(迫)讀者做些什麼事情。然而這就有點像是爺爺奶奶出門時總覺得孫子冷,一定要幫孫子加件外套一樣,有種冷叫爺爺奶奶覺得冷,當我們只想把自己想陳述的東西、想做的事情一股腦的倒給讀者時,我們就和爺爺奶奶一樣,這種狀態我們可以說是「有種需要叫我覺得你需要」。

我們常常遇到一些業務員,喜歡瘋狂跟我們推銷他們公司的某某產品,說這樣產品哪裡哪裡好(產品特色),他用了之後怎樣怎樣(產品利益),別人用了也感覺很好(證言),讓我們一定要試試看,但他其實並不知道我們(對象)究竟想要什麼(需求),回想看看過去我們遇到這種業務的時候,應該每次都想趕快跑得遠遠的吧!同樣的道理,當我們用這個方式來做簡報,聽我們簡報的人,也一樣會想要跑得遠遠的,連聽都不想聽了,更不用說我們要傳達某個觀念給他們或是說服他們了!

而忘形在簡報裡面提到了三個心法,這三個心法值得我們所有需要簡報的人放在內心,在任何需要溝通的情境下,先想清楚這三件事情,再決定我們要說些什麼。這三件事情分別是:以終為始聽眾為王知己知彼

簡單來說,我們要知道我們想要傳達什麼東西?目的為何?而我們的聽眾是誰?他們跟我們想傳達的東西有什麼關聯?我們又要從哪個角度切入才能打動他們的心?最後我們要選擇什麼樣的架構傳達我們的訊息?

如果有稍微研究過簡報的人應該都很熟悉這三點,然而我們要分析出這些東西就不容易了,不過別擔心,忘形在書中針對這三個心法,分別提供了三張表格:目標行動檢核表聽眾履歷表簡報限制檢核表,讓我們只要「填表」,就能快速而且清楚的釐清,我們想傳達些什麼,應該跟聽眾說些什麼,他們才會接受我們的說法,而在表達的過程又是否有什麼樣的限制,讓我們必須調整我們的表達方式。

當我們做完這些事情,我們就能更容易決定如何選擇和排列四個簡報元素,又要用哪種架構來說服聽眾,讓他們能接受我們的觀念。

以上是忘形流最基礎的概念,在書中還提到了許多諸如簡報架構的原則、事物的邏輯、簡報要怎麼做加減乘除、有哪些簡報公式可以使用、畫面怎麼設計比較好、簡報時要注意些什麼事情等等,每一件都是簡報過程中我們必須注意的事情,今天我們不多做說明,有興趣的夥伴可以翻開書,瞧瞧忘形都說了些什麼。

下篇我們將分享忘形流簡報的三大精神,也是我們認為所有簡報都應該具備的精神。

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