簡報觀落陰-簡報必須要真心誠意

簡報是一種工具,簡報也是一種技巧,簡報更是一種生存必備的技能。不管是在學校或職場,都會有許多簡報的機會,甚至日常的溝通、聊天都是簡報,也就是說,每個人都在簡報。然而什麼樣的簡報才是好的呢?我們今天要來聊聊其中一點:簡報必須要真心誠意。

說真話比說故事還重要

有些文章可能會教我們用說故事的方式來做簡報,像是職場觀落陰的這系列文章《人資,說一個你我的故事》(笑)。

在《簡報Show and Tell》這本書中提到了簡報的三個原則:說真話、用故事說真話、搭配圖片說故事,看起來故事佔了三個原則中的兩個,但其實最重要的是第一點:說真話。

優秀簡報的第一件事情就是保證我們陳述的資訊是正確的,如果連資訊都不正確,後面一長串的簡報都是沒有意義的,我們或許可以透過一些策略來鋪陳簡報,讓簡報變得看似精彩,但當資訊是一堆垃圾的時候,能從垃圾當中撈到黃金的機率其實趨近於零。

網路世界的資料(data)是隨手可得的,但更可怕的是被整理後的數據:資訊(information)也是隨手可得,而這些被整理後的資訊,在被包裝在一個個的故事當中,我們就會被故事本身的「精彩」蒙蔽了眼睛,而忽略了這些「資訊」可能是有所誤導的,甚至根本是錯的。

泰國廣告《用智慧看見那些看不見的事》就在講這件事情,這是一個關於市場老闆娘的故事,故事起自一則被上傳到網路的影片:《霸凌市場攤販》,短短兩三秒的畫面,在網路上引起輿論,最終導致大家抵制市場;然而真實的故事卻是老闆娘把欺騙消費者的攤販趕出市場,創造了一個公平而且幫助弱勢的市場。

因此說真話,比說故事還重要,或許說故事可以讓我們一時間引起話題,但我們終究需要面對現實的考驗,沒有事實根據的故事,終將被戳破,而隨之而來的,是我們未來所有簡報的信用度將被大幅度懷疑。試想如果我們在公司中呈現了錯誤的資訊,讓老闆、公司做出錯誤決策,最終大賠殺出,即使老闆沒有開除我們,但未來我們提出的任何提案,一定會被再三檢視,因此,確認自己的資訊是否正確吧!

超越模仿,找到適合自己的模式

除了那些天生就很會簡報的人以外,大部分人都是從不斷的失敗和練習開始學習簡報,而學習的開始就是模仿。我們會嘗試模仿我們認為簡報做得很好的人,不管是去上簡報課,或是請簡報顧問協助,甚至是平常上課時的刻意模仿,都是很好的方式。

我自己也在模仿坊間簡報老師的簡報技巧,把這些技巧運用在我的簡報邏輯架構、簡報設計、簡報表達當中,最剛開始的我嘗試著直接拷貝這些老師的簡報,結果發現不管怎麼樣努力準備,上台的時候總一定是東卡西卡,有些地方更可能會不知所云。

那麼大師的簡報為什麼會做得好呢?其中有一部份的原因是他的個人風格適合該種簡報技巧,以及他們把那個技巧練習到爐火純青了。如果我們只是單純模仿他們,就好像是我們在自己身上套了一件巨人的衣服,走路都需要小心翼翼,一個不小心就會踩到衣角跌個四腳朝天。

因此我們需要知道自己的能力在哪邊,留下適合自己的技巧,而暫時不適合自己的技巧,也許在某天會適合自己,但現階段就讓我們先收到櫃子裡,不用硬套這些技巧。

用真實的情感交流

最後我們要回到說故事這件事情,故事會吸引人是因為它和我們產生了情感上的連結,我們會在過程中跟著故事中的主人翁一起體驗過程的喜怒哀樂。許多厲害的演說家能把故事的情緒帶入聲音、臉部表情、肢體動作,讓觀眾在觀看的過程中更容易的感受到故事中流動的情感。這種能被觀眾體會到的情感,我稱之為「真實的情感」。

我前陣子參加了一個聚會,其中有一個活動是這樣:首先,我們需要先聽聽別人最近的故事,有什麼是覺得很棒的,如果做些什麼事,會讓自己覺得更好。接著,我們需要幫對方把故事說出來。過程中我把大家分成了兩類:第一類是故事的陳述者,這類人會把聽到的故事用對方陳述的方式,盡可能還原;第二類是故事的演繹者,這類人不只是還原故事,會同時帶入一點自己的觀察,把自己過去的事件或情感拿出來做連結,在把這些連結擴散到在場的所有人身上,讓所有人自己想想,是否也有過同樣的感受。

我在觀察中發現,大家在聽演繹者說故事時的專注力,顯著高於陳述者,我認為造成這個現象的主因是:這些有情感連結的故事演說者,說的不是「別人」的故事,更是「我們」的故事。心理學談到如何拉近彼此的心理距離,會提到一點:營造共鳴,當我們和他人的共通性越多時,我們的心理距離就越近,就能更輕鬆自在的交流。故事演繹者就在做這件事情,當他們把「別人」的故事變成「我們」的故事時,我們就具有共通性了(我們都在故事中),在舒服的狀態下,情感連結的建立也就更加容易了!

你也曾經有過好像大家都不聽我們說話、說故事的經驗嗎?回想看看,當初我們說的是否只是在說「別人」或「自己」的故事,而不是說「我們」的故事呢?下次可以試試看,找到彼此的共通性,帶入故事中,讓「我們」出現,這時候就比較容易產生真實的情感交流了!

簡報應該是一個充滿真心誠意的交流,而不是政令宣達或填鴨式的教學,所以我們都應該好好想想,究竟怎麼樣才能說真話、用自己的方式說真話、締造真實的情感連結。

取得短網址