HR在新冠肺炎的角色-企業永續運作計畫(BCP)

各企業HR今年農曆年開始,大概都因為新型冠狀肺炎(簡稱新冠肺炎)忙翻天吧?

新冠肺炎來的又急又快,各公司被迫快速應變它所帶來的衝擊。無論是啟動防疫機制或是建立員工健康管理方式,甚至是員工的外派異動,都因新冠肺炎被影響。不過危機也是考驗,這次的疫情,讓許多企業重新檢視公司內部的持續營運計畫(Business Continuity Planning, BCP)。經濟部中小企業處的BCP手冊中,明確道出BCP最主要的功用在於保護公司營運免受災害和事故的傷害。一個完整個BCP必須包含優先營運項目、風險評估以及面對災害時的應變策略。台灣因為地震、颱風跟火災災害較頻繁,故許多企業BCP會先優先對這些災害設計應變策略。如果公司經歷過SARS,也許也已經有完整的防疫BCP。在這場疫情中,HR可以扮演什麼樣的角色呢?

參考新加坡企業發展局所發布的BCP指南及結合台灣目前的情況,HR可以:

  • 指派新冠肺炎管理負責人: 負責人的職責包含了解BCP的流程並確保計畫被落實。負責人需掌握所有員工的聯絡方式、居住地以及擔任發布訊息的窗口。另外也需掌握員工每日的健康狀況。
  • 確保公司可持續營運的最低人數與組織。這次疫情波及許多國家的政要官員,所以BCP可以假設公司內高階主管、高度技術人才甚至決策負責人確診時,治療期間是否有替代組織跟次高決策者可以讓公司持續營運。
  • 限制員工國內外出差,降低員工感染風險。
  • 了解防疫期間居家隔離、居家檢疫以及自我健康管理對員工薪資及出缺勤的影響,並主動且明確的傳遞給員工。
  • 確保溝通與回報管道暢通,並且將疫情相關訊息保持透明公開,降低員工的恐慌。

確認公司BCP計畫後,接下來就可以設計相關災害的應變策略。以筆者公司為例,我們將新型冠狀肺炎的防疫分成三階段。

第一階段: 降低員工感染風險

第二階段: 出現疑似病例

第三階段: 員工確診

第一階段: 降低員工感染風險

根據美世顧問公司提出的”新型冠狀病毒疫情因應調查結果報告”中,401間調查對象公司,有50%的公司已經在疫情發生前實施居家辦公 (work at home)。也有公司已編製完成輪班勤別,確保有員工確診時,至少還有一半的員工未接觸到病患,公司也可以維持基本的營運。但建議即將實施這兩項對策的公司,務必先進行遠端工作設備的壓力測試或是預演,確保系統可以負荷。而目前各公司所使用的遠距會議軟體,以Zoom及Teams使用度較廣。

若現階段都無法實施居家辦公或輪班,盡量減少員工在工作環境中長時間接觸的機會。可以採取員工餐廳分隔座位制、提供用餐隔板或直接讓員工在自己的座位用餐等都是可以立刻採取的方式。另外,限制內部會議時間跟開會人數也可以有顯著的效果,而且還意外間接提升員工的會議效率。

第二階段: 出現疑似病例

若員工有出現疑似新冠肺炎症狀,當務之急是先將員工帶到隔離區。所以BCP的應變計畫中,就需先預設隔離空間。隔離空間使用後,務必確實消毒與清潔。

第三階段: 員工確診

目前疾管署並未規定若公司有員工確診,公司是否需全工作場所員工或只有與該名員工有密切業務往來的員工需居家健康管理14天,所以公司需自行決定。

當有員工確診時,建議在最短的時間內減少員工互相接觸。以筆者公司為例,BCP應變計畫中就註明須在一小時內完成員工通知、業務交辦讓員工返家開始居家健康管理。也因為不知道什麼時候會需要用到,居家工作說明要提前擬定完成,需要就可以立刻公告。說明書中建議涵蓋自主健康管理規定、客戶回應指南以及薪資出勤計算說明等。平日為方便收集接觸者情報,建議在會議室中放置會議室使用紀錄表,要求會議招集人明確記錄會議日期、時間以及與會人員姓名,方便新冠肺炎管理負責人追蹤。

結語

新冠肺炎疫情目前依然嚴峻。設計完整的BCP並且有明確的應變對策,在真正發生災害時,可以帶給員工很大的安慰。定期的檢討BCP的適用性或是進行預演都是很重要的。如果每間公司都可以做好防疫的管理以及宣導,並且配合政府的指示,相信大家一定可以一起渡過這次疫情考驗。

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