上一篇發行的文章「HR如何面對年後離職潮」中，提到HR面臨員工提出辭呈的幾個步驟，包含慰留面談與離職面談的先後順序。上一篇文章著墨較多慰留面談的內容，而本次的文章如同標題，將內容放在離職面談的小技巧。
為什麼要進行離職面談?
這個問題可能不只離職員工問、用人主管問、甚至有時身為HR自身偶而都想捫心自問。對於離職員工來說，離職面談不是一個型式嗎? 都要離開了，那就回答一些表面的問題，避免不避要的麻煩，反正公司接下來如何與我無關。甚至筆者也碰過一些用人主管不希望HR進行離職面談，覺得是浪費時間或擔心即將離職的員工「傳遞不實訊息」。
身為HR，遇到人員提出辭呈時，通常會將較多的心力與時間花在安排面試與快速充人力上，反而容易忽略離職面談的重要性。一個有效率的離職面談雖然對降低離職率不能有立竿見影的效果，但是根據每位離職者在面談中的回饋，HR可以提出有效率的改善提案，間接並逐漸的將公司內部組織氣氛導向正面的方向。
舉例來說，在離職面談中若多數員工提到工作內容與預期的不符，HR可以考慮與用人主管再次檢視招募條件的內容，或是在面試時針對工作內容再進行更詳細的說明。離職面談更是一個可以了解公司組織氣氛指標的機會。甚至如果在面談中得知離職者是跳槽或是挖角，也可以了解公司在市場競爭力的定位。所以，離職面談是不可省略的重要步驟。但是，究竟要怎麼談，談什麼才不會讓員工覺得一切只是流於形式呢? 以下提供幾個面談小技巧，希望可以讓各位HR在進行離職面談時更順利:
技巧一: 誰來談
HR以外，部門主管需不需要參與離職面談呢? 如果員工是因為工作內容或是工作沒有成就感而離職，單位主管一起參加直接了解情況不是很好嗎? 但是建議由HR獨自進行面談較佳。原因是此面談非「慰留面談」或是「績效面談」。單位主管在場的面談有時反而容易模糊焦點，特別是談到工作內容時，有些主管會忍不住提出反駁或是改善方案。但離職面談的重點是讓員工「說」，而非讓公司扳回面子或變成主管澄清的場合。另外如果剛好離職原因是「管理面」，職屬主管在面談現場反而讓員工難以啟齒。甚至有些離職原因涉及違反資訊安全或是法令(例如: 性騷擾、職權騷擾等)，HR可以直接迅速處理。所以這時候HR所扮演的角色就十分重要。其中如何將獲得的資訊，經過自己初步的整理後，客觀的將面談內容傳遞給部門主管甚至經營主管，是HR在進行面談時需特別注意的技巧。
技巧二:用什麼工具談
許多公司內部可能有制式的離職申請表，而有些申請表中就有可以勾選的離職原因欄位。利用申請表上的欄位了解離職原因的優點是可以避免面談時的尷尬，面談者可以直接根據員工勾選的項目進行了解。面談時雖然可以搭配離職申請單，但是開放式的面談也是十分推薦的方式。因為雖然搭配離職單的面談可以確保面談效率，但是不預設立場的開放面談比較有彈性，讓員工感覺比較放鬆，反而意外可以了解到更深層的離職原因。另外，面對面的面談可以觀察員工的表情跟語調，藉而判斷員工對於公司的想法跟對離職面談的信任度。面談中最重要的是傳遞「尊重員工離職意願」的想法，並且感謝員工對公司的付出。當然如果員工對於面對面的面談表現出極大的抗拒，可以選擇折衷的電話面談或是用紙本回答。唯有員工出自於自己的意願面談，得到的回饋才有參考的價值。
技巧三:什麼可以談，什麼避免談
建議可以事先準備欲詢問的問題清單，但是實際上談的時候可以根據員工的反應跟氣氛決定詢問問題的順序及內容。如果每次都照清單的順序問，反而會顯得制式化。建議可以詢問時可以將重點放在員工的「感覺」以及「經驗」，並且盡量以中立或正面的語氣提問。例如:
- 可否形容對於在公司工作整體的感覺? 如果願意，是否能告訴我們讓你萌生辭意的事情是什麼?
- 在公司工作的期間以來，什麼事情是讓你感到最開心的?
- 如果你可以改變公司三件事情，讓公司變得更好，會是哪三件事呢? 原因是什麼?
- 主管或是同事用什麼態度對待你? 你對自己的工作表現有自信嗎? 在辦公室或工作中，有被肯定或認同的經驗嗎?
- 有參加過公司舉辦的任何教育訓練的經驗嗎?
- 有什麼事情是你希望早一點知道，或希望早一點被告知的呢?
至於面談中，筆者會盡量避免一些較棘手的問題。特別是「公司可以做什麼讓你願意繼續留任?」或「你有想過繼續在公司工作的可能性嗎?」。離職面談是慰留面談後的步驟，所以在面談中再次提到留任相關的內容，容易讓混淆員工，甚至讓員工誤會公司是不是有意刁難離職程序。另外，避免負面、情緒性以及與薪資福利相關(衛生條件)的提問，例如:
- 在工作中碰過最糟糕的事情是什麼?
- 你覺得公司內有誰不適任目前的工作?
- 為什麼不喜歡這裡的工作?
- 你覺得在這邊得不到你要的發展嗎?
- 你真的思考周全了嗎?
- 對公司的薪資福利制度有什麼的方不滿意?
結語
離職面談可能是HR最後詢問員工意見與感受的機會，但不應該是唯一次的機會。平日員工關係的建立與信任基礎事關鍵，無論是透過入職面談、年度職涯面談或是平日非正式的交流談話，這些都是建立離職面談基礎的成功關鍵。面談也是一個很好的機會感謝員工對於公司的付出。如果員工願意透露之後的去向，也可以開放的保持連絡，甚至如果員工同意，可以幫忙員工職涯諮詢，正面祝福員工在新的職涯的發展。雖然員工即將離開公司，但是離職面談也許可以讓即將離開的員工對公司有不一樣的印象，未來甚至有更寬廣的合作機會。