你不可不知的五維管理-自我管理篇

【找到自我,建立自我形象】

在自我管理中「想成為怎樣的人?」是一個非常重要的問題,但卻很少人會去思考它。通常都是在無意識的情況下,由自己過去的經驗及他人對自己的反應,不自覺的成為現在的自己,這也就是所謂的「自我形象」。而自我形象會讓你的行為、情感、想法,甚至能力,都與其形象相同。

有很多人認為「自我形象」是無法改變的,但其實並不盡然,因為他就只是個想法罷了。

以積極思考訓練聞名的濟格勒博士,有一次在紐約地下道裡,遇到一位賣鉛筆的乞丐。他和其他人一樣給了他一美元,卻沒有拿鉛筆。但是他走過去之後,又回過頭去跟乞丐說:「我剛才給你錢,所以你得給我鉛筆。」乞丐給了鉛筆後,濟格勒就對他說:「你跟我一樣是事業家,你不再是乞丐了。」

聽到這句話,乞丐便開始想:「沒錯,我不是乞丐,我是賣鉛筆的事業家。」從那一刻起,乞丐改變了自我形象,還產生了新的力量與勇氣。他不斷重複這句改變他命運的話。

日後這個乞丐真的成了一個實業家。於是他去找濟格勒博士,對他說:「你一句話改變了我。因為其他人給了錢卻不拿鉛筆,我就一直認為自己是個乞丐。可是你拿了鉛筆,還對我說『你跟我一樣是事業家。』從此我的一生就完全改變了。」

「怎樣的自我形象才會是好的?」這是一個沒有標準答案的問題,沒有絕對完美的自我形象,因為每個人的感受都會是不一樣的。但有兩點是我認為很重要的:

  1. 保持「適當」的正向、樂觀
    做一個「正向、樂觀」的人,這是每個人都在努力的。但特別提醒是要「適當」的保持正向、樂觀。的確,正向、樂觀的人會讓人想靠近,給人的感覺也會是好的。但過度的正面想法,其實與負面想法的殺傷力是相同的,也會讓人感覺到不舒服、不願靠近。
  2. 注重自己的樣貌與穿著
    正所謂「佛要金裝,人要衣裝」。
    人與人碰面的第一眼印象就是你穿著所展現出來的外在,好的穿著能讓人感覺到良好的自我管理意識,給人留下深刻印象。另外,得體的穿著也能讓人更加的自信,讓你以最佳的氣質去展示你最好精神風貌,從容的面對一切。
    請記得:你注重儀容了,別人自然的就會尊重你。

【精準的時間管理,提高效率】

時間是比世界上任何資源都還要珍貴的東西,因為一旦逝去就再也找不回來。因此,如何做好時間管理會是在自我管理中不可忽視的一環!

我們稍微觀察一下成功的經理人,他們在工作與生活上都是悠然自得的,絲毫看不出來他們是管理著上億資產的管理者。要成為這樣的人並不困難,你仔細的去檢視各項活動與工作,你會發現其中只有20%是極為重要的事務,剩下的80%都是瑣碎且低效的事務。因此,你要做的是用最低限度的時間處理那80%的瑣碎事務,用絕大多數的時間去處理那20%極為重要的事務,這就是做好時間管理的關鍵。

想將時間管理做好,有兩點是我認為可以先做到:

  1. 誠實面對實際的狀況
    在進行工作排程時,我們都得預估這項工作的所需時間。請誠實的面對實際狀況,做出正確的預估。當然難免會發生「原本預估該完成的任務未完成」,這時你只要誠實的思考「未完成的原因」並記取教訓,在未來進行工作排程時,做出準確的預估。
    請記得:時間管理的關鍵在於只看現在與未來,只思考接下來怎麼做,因為過去已經發生的事情是無法改變的。
  2. 寫下待辦的任務清單
    在接到新的任務時,必須將其記下並分類,讓自己隨時清楚有多少任務需要處理。也讓自己能夠評估那些任務是那20%極為重要的事務,哪些是其餘80%瑣碎事務。
    另外,寫下任務清單也能讓自己隨時進入工作狀態,在各種突發狀況發生前,優先完成重要的任務。

【成為自己的主人,別淪為情緒的奴隸】

亞里斯多德(Aristotle)曾經說過「任何人都會生氣,這沒什麼難的,但要能適時適所,以適當方式對適當的對象恰如其分地生氣,可就難上加難」。由此可知情緒管理指的是要適時適所,對適當對象恰如其分表達情緒。

就目前來說大家將情緒管理與情緒智慧(EQ)畫上等號,而最早提倡EQ觀念的心理學家梅爾與沙洛維 (John Mayer & Peter Salovey)認為其包含五大面向:

  1. 認識自身的情緒:隨時隨刻了解自己的感受;
  2. 妥善管理情緒:自我安慰、擺脫焦慮及不安;
  3. 自我激勵:樂觀、熱忱、克制衝動、延遲滿足、集中注意力及發揮創意;
  4. 認知他人的情緒:同理心;
  5. 人際關係的管理:人緣、領導能力、人際和諧。

而這五大面向可歸類為兩類:前三項屬於「人際內智能」指的是瞭解與管理自己的情緒,後二項為「人際間智能」則是指對他人情緒能夠瞭解與管理。

由此可知,情緒管理包含到對自我與他人的情緒管理,而要做到這兩點,下列兩項是不可或缺的:

  1. 學著冷卻負面情緒,在平靜下處理事務
    有人問一位西藏高僧應如何處理憤怒,他答覆說:「不要壓抑,但也不要衝動行事」。
    當怒火中燒時,立刻發洩怒氣只會使憤怒的情緒延長,倒不如使其冷卻一段時間,待心情平復之後再面對問題,並找出最佳的解決之道。
    面對任何負面情緒的處理方式都是一樣的。要將其負面情緒冷卻的方式很簡單,就是讓自己到一個不會再激起該情緒的狀態,使激昂的生理狀態漸漸冷卻。
    簡單來說就是,在面對負面情緒時,不要讓自己持續陷入其中,要讓自己跳脫出來,去做自己喜歡或可以放鬆的事情,將情緒轉移。等到情緒平復後再處理。
  2. 換位思考,或許事情並非單單如你所想
    威爾.鮑溫(Will Bowen)在其著作《不抱怨的關係》中提到:

    生氣是負面的能量,不會因為把怒氣丟給別人,你就不生氣了;你反而會增加對方的不快,而他們的不快又會回過頭來跟你的痛苦攪和在一起。利用抱怨來發洩怒氣並不會減輕不快,反而會讓情況更加惡化。

    每一件事情都有著許多的面向,讓自己站在不同的角度看待同一件事情,往往會有不同的想法。當對方引起你的負面情緒或無法認同對方觀點時,讓自己站在對方的角度思考,試著去理解對方這麼做的原因,或許就能找到溝通的方式。且自己的負面情緒也能紓解,更不會增加了對方的不快。


【The devil is in the details. 魔鬼藏在細節裡】

鴻海董事長郭台銘,在他的郭語錄中收錄了「魔鬼藏在細節裡」後,成為了許許多多職場工作者的座右銘。而這句話的意涵究竟為何?

除有「每件事情困難點往往都是在很多小細節的地方」,另指「計畫中往往被忽略的小事,都可能導致無法挽回的失敗後果」。無論是在職場或是生活上,能夠注意到細節的人,往往都讓人較為信任,也因此在個人的評價上相對會比較好。

有些人會認為地位越高或越成功的人士,就越不需要注意細節,皆僅需控制好大方向即可。但這樣的想法是錯誤的,相反的地位越高或越成功的人士,所需注意到的細節就越多,因為該注意的不僅是自己的事而已,對別人的事都得要抓得更細才行。

注意細節的能力,只能不斷的提醒自己要去注意,並透過經驗的累積,瞭解各項事務需要注意細節的地方,沒有任何的技巧可以快速提升。而它展現出讓別人看見的將會是你的態度與涵養,這可能也關係著每一件事情的成敗,因為你永遠不會知道你今天做的這件小事,未來會不會因此而促成某件事情的成功。


【結論-自我管理的四大重點】

現代管理學之父-彼得.杜拉克曾經提及:每個人只要做好「自我管理」,瞭解自己,擁有確切的目標與願景,然後全心向前邁進,就能從平凡的工作者,轉變成卓越好手了。

前面四大重點,每一項都是非常重要的:

  1. 自我形象的建立:適當的正面想法,注意自己的樣貌與穿著。
  2. 有效的時間管理:誠實面對實際狀況,隨時寫下待辦事項。
  3. 適時適所的EQ:冷卻負面情緒,試著換位思考。
  4. 魔鬼藏在細節裡:不斷的提醒自己要去注意,並透過經驗的累積。

想轉變成卓越好手,就趕快從這四項開始做好自我管理吧!


延伸閱讀:
人資,說一個你我的故事 – PART 1 – 找自己
找工作技巧-Part 1-找自己

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