簡報觀落陰-從簡報目的說起

簡報是一種工具,簡報也是一種技巧,簡報更是一種生存必備的技能。然而什麼是簡報呢?我們又要如何使用這個工具,把這個技巧在恰當的時機使用出來呢?《簡報觀落陰》這個系列,將慢慢說明我對於簡報的想法和做法,非常歡迎大家針對單一的主題來和我們交流。

從觀落陰看簡報

既然叫《簡報觀落陰》,我們就先拿「觀落陰」來舉例好了,我們先說明一下什麼叫觀落陰,我們在職場觀落陰的網站開宗明義說明:

觀落陰泛指透過神職人員引導與陰界溝通,其目的在解決現實世界無法解決的難題。

我想帶大家走一遍這樣的過程,大致上我想分成幾個步驟:

  1. 在開始之前,神職人員會和想要進行觀落陰的人溝通,了解對方想解決什麼問題。
  2. 接下來會準備觀落陰儀式所需要的東西,並和對方說明觀落陰當中會發生什麼事情與注意事項。
  3. 開始儀式之後,神職人員會逐步引導對方探索未知的地圖,逐漸抵達我們想接觸的目標(陰間或元辰宮)。
  4. 最後透過和陰間的親人對話,或是調整元辰宮的設置,達到解決問題的目標。

做好一場簡報的過程也是類似的步驟,我們歸類如下:

  1. 需求確認:在開始之前先了解聽簡報的人有什麼需求,想解決什麼問題。
  2. 簡報前準備:準備簡報需要的工具,包含講稿、投影片、投影機、電腦等等。部分準備時間較長的簡報,我們還可以和對方溝通,我們準備的東西會怎麼操作,是否是他們需要的。
  3. 簡報引導:透過簡報邏輯、架構與設計,引導聽眾了解我們,和我們一起往某個方向前進。
  4. 促發行為:最終我們都是希望這份簡報可以促發一些行為。

一場成功的簡報,必須得要從頭到尾走過這些資訊,否則我們不能傳達正確資訊,沒辦法引發正確行為,甚至對牛彈琴都是小事,就怕最後促發的,是和我們想要的截然相反的行為,那就頭痛了!

簡報是為了解決問題而存在

鬼神是為了活人才存在,活人若不需要鬼神,鬼神就不會出現。

這句話出自經典劇集《魂囚西門》,當中描述了為什麼鬼神會出現在活人的生活中,這當中有一些心理學或玄學的解釋,我們不多做說明,不過我想聊聊關於「鬼神」這件事情。

這裡的鬼神除了代表了「真的鬼神」之外,還代表了「內心難解的問題」,這些問題之所以為是問題,都是因為我們想解決這些問題,以達到某個目的。

一樣拿觀落陰當例子吧,為什麼我們會想要觀落陰?通常是我們想知道親人是否有什麼遺願、沒有和親人講到最後一句話、或是生活當中有些不如意等等,我們想透過觀落陰和親人說說最後還沒說完的話,或是到元辰宮去看看是不是有什麼東西放錯位置或是什麼植物長歪了,試著去調整元辰宮的布置,希望能改善現實生活的問題。

簡報也是一樣,我們不會無緣無故去做一場簡報,每場簡報都有我們想達到的目標,要細分目標或許可以很細緻,但我認為簡報的目的只有一個:希望對方做出某個行為,解決某個問題。我把簡報目的分成三個層次:資訊傳遞、改變認知、引發行動。

資訊傳遞

最常發生的場景就是公司會議或向上彙報,我們可能會把公司/部門某段時間的營收、成本、人力、待解決議題等資料簡單整理後,放到我們的簡報中報告,然後逐頁說明。又例如部落客撰寫文章放到部落格、分享到粉絲專頁,也是為了資訊傳遞。這樣的溝通模式是單向的,單純就是我們說,別人聽/看,好處是我們可以把我們想講的東西好好說完,不會被打斷(當然會議上講太差還是有可能被老闆轟下台啦)。

做的事情是最基本的把資料(data)轉換成資訊(Information),在這個層次當中最重要的事情,是要確保使用的資料是正確的,在資訊界有個詞叫「garbage in garbage out」,意思是當我們輸入垃圾資料時,出來的資訊也會是垃圾。

新聞就是個最典型的例子,新聞工作者會將收集到的資料整理成簡單易懂的資訊,提供給閱聽者了解,一旦新聞工作者取得的資料是錯誤的,那做出來的新聞就成為了錯誤報導,會嚴重誤導閱聽者的對事件的解讀,進而造成誤解、紛爭。

改變認知

改變認知是資訊傳遞的下一個層次,要改變他人認知之前,必須先把對方腦中的資訊先重新梳理過一次,並將新的資訊提供給對方(資訊傳遞),讓對方重新架構整個事件,最後成為新的認知。因此改變認知比資訊傳遞多了解構、再建構的過程。

許多的演講、講座就是這樣的模式,我認為這場TED演講《破解火場逃生的三個迷思》是一個滿好的例子。

https://www.youtube.com/watch?v=a3CbSDzW2N0&feature=youtu.be

在演講的開頭,消防員詢問現場觀眾三個問題:

  1. 會不會在遇到火災時躲進浴室?
  2. 會不會在無法往下逃生時,改往高處逃生?
  3. 遇到濃煙時,是否會用濕毛巾摀住口鼻逃生?

這是人們的既有認知,接著講者告訴我們,過去這樣逃生的人,都已經罹難,而原本他們所處的環境,卻是乾淨整齊,沒有遭受火舌。這是要解構我們的錯誤逃生知識。

接著講者把正確的資訊提供給大家,結合我們過去對火災的知識,重新建構成:當遇到火災時,不要躲進浴室、不要往高處逃生、不要在濃煙中逃生的正確火場逃生認知。

引發行動

有趣的是,我們常常發現「溝通」很沒意義,往往都是我們講完了,然後咧?然後就沒有然後了!會有這樣的問題是因為:我們只講了「我們想講」的東西。

而要解決這樣的問題有兩件事情要做,第一是往前多想一步:我們簡報的對象是誰?他們想知道什麼?第二是往後多想一步:我們這次的簡報/內容,可以讓對方怎麼使用?把這件事情加在簡報的最後,就可以告訴對方:我說完了,以上這些資訊告訴我們,有以下幾個可行方案,請您決定下一步怎麼做。

在《破解火場逃生的三個迷思》這場演講中,講者很好的做了一個示範,講者並不是只幫我們修正火場逃生錯誤知識而已,講者在其中提到了他做了些什麼事情來多多宣傳正確的火場逃生知識,也說了消防員殉難最常發生的原因,最後希望大家可以一起宣傳這些知識,除了讓大家遇到火災的時候可以有更多生存機率外,也降低警消人員殉難的機率。

他引發了一個行動,而這也是我們為什麼要做簡報的最主要原因!

所以簡報想傳遞的有三個層次,第一個層次叫資訊,第二個層次叫知識,第三個層次叫行動。在AI時代的來臨前,就有好多人說過我們未來不需要學習,因為這些資訊和知識都可以透過晶片植入我們腦袋,而現在這些資訊和知識或許可以被AI機器人取代,因為他們不需要意義,只需要傳遞正確訊息,這透過資訊科技的發展就可以幫我們做到這件事情。

因此,如果我們想要賦予我們的簡報意義,那請在我們做簡報的時候多思考一下:我們的簡報想要解決什麼問題?想要引發別人產生什麼行為?

簡報就像觀落陰,我們要先花時間了解,來問事的人究竟想要問什麼,才能針對這件事情準備資料和方法,提供一些可供參考的行動方案或引導問事者提出解決方案。

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