身為主管的你，是否也有這個疑問：該與部屬保持怎麼樣的距離？距離太近怕失去主管的威信，距離太遠又擔心被部屬認為是擺架子，這距離的拿捏正是擔任主管職必須去面對的問題，同時這也是「向下管理」中很重要的一個部分。
在談如何做好向下管理之前，必須要清楚的告訴各位主管：「向下管理，沒有一定有效的方式」，只能試著做一些努力來找到主管、部屬之間距離的平衡點。接下來我們就來聊聊，或許可以做些什麼：
疑人不用，用人不疑
每一個人都會有自己一套做事情的態度與價值觀。管理者必須先清楚兩件事：「用人哲學」及「擇人標準」。用人哲學就是以管理者的做事態度與價值觀衍生至其帶領部屬的方式。擇人標準是以用人哲學為核心，再搭上期許中的部屬人格特質所訂定而成。
所謂的「疑人」指的就是不符合管理者的用人哲學與擇人標準。對於這樣的部屬無須勉強彼此，用了也只會造成彼此的不快，最後走到不歡而散的結果罷了。排除「疑人」之後，團隊中的人就應該予以信任，讓他們放手做事。
想做好向下管理，「信任」是很重要的一環。人與人之間若沒有互信，處處設防、互相猜忌，那麼組織絕對分崩離析，不可能將事情做好。
規劃、引領、授權，而非執行
管理者最重要的任務是管理團隊，而非實際執行。一個成功的管理者，除了自己有本領之外，更重要的是要懂得如何去挖掘與運用部屬的本領，甚至能夠帶著部屬成長，這樣才能夠徹底發揮出團隊的效益。
團隊其實就像台車，每個人是組成這台車的零件，而管理者就是這台車的駕駛，開著車到達目的地是駕駛最重要的目標，如何開著車到達目的地(達成部門目標)，駕駛所規劃的路線就相當重要，漫無目的、背道而馳都只會讓車的零件、汽油不斷消耗。如何規劃各項任務給每個人，帶領著團隊達成目標，是管理者的首要任務。
一個小孩不慎掉入了門前的河裡，他父親剛好看見就趕緊跳下去將他救起，並說「有父親在，你一定沒事的。」
過沒幾天小孩又掉下河，父親依然輕鬆的將他救起。此時鄰居都勸父親教小孩游泳，因為唯有小孩懂得游泳才是最好的避險方式，但小孩父親卻不以為然的說「我會游泳就夠了，他落水我都可以救他。」
當小孩第三次落水時，父親不在身邊，河邊也沒有任何人可以救他，結果可想而知。
這個故事中父親犯了一個大錯，那就是用靜止的觀點去看待發展的問題，這也是在管理上必須避免的狀況，公司(部門)的事情太多太雜，不可能每件事都經手處理。管理者要做的是教會部屬游泳，避免他們溺死。同時也得學會授權給部屬，讓他們分擔責任與壓力，根據管理學中的「木桶原理」，一個人才能夠發揮的最大作用，將由他的短處來決定，一個團隊的強弱，也將由團隊中能力最差的人決定。因此這樣除了能讓部屬能力提升外，同時也能夠讓團隊更加強大。
木桶原理：其核心內容為：一隻木桶盛水的多少，並不取決於桶壁上最高的那塊木塊，而恰恰取決於桶壁上最短的那塊。根據這內容，可以有兩個推論：其一，只有桶壁上的所有木板都足夠高，那木桶才能盛滿水。其二，只要這個木桶里有一塊不夠高度，木桶里的水就不可能是滿的。
當責別卸責
近幾年來「當責」這兩個字被很多人廣泛的運用(想當初觀落陰團隊五個人也是因為當責的一本書，組成讀書會而聚在一起)，很多談論當責的文章都提到要被交付任務的人要勇於承擔責任等等等，但正所謂上行下效，其實重點還是在於管理者展現出來的態度為何，如果今天管理者是個卸責的人，那有什麼資格要求團隊中的人要做到當責，又或者說如何讓部屬願意當責？
管理者的當責，就是要對自己所做出的決策負起所有的責任，不可以將責任推卸給部屬(當然，若部屬沒有照著決策的方向前進，責任自然就是歸咎於部屬)。唯有管理者做到當責，團隊中的人才能夠無後顧之憂地去做事情，因為他們會知道只要照著管理者所訂好的方向前進，做好自己該做、能做的事情，就算結果成與敗的責任將不在他們身上。
溝通，與人相處的根本之道
我曾經在【用書來聊聊-「溝通」這回事！下篇】一文中寫到：
溝通是與人相處的基礎，就是要能真誠與尊重才能有良好的溝通。真誠就是真實誠懇，沒有一點虛假之意。而尊重，我認為最重要的是必須具備同理心，當你能清楚知道對方的感受及想表達的內容時，你們才是在同一個頻率上，而不會導致雙方雞同鴨講的情況產生。
身為管理者，知道部屬的想法，也讓自己的想法讓部屬知道，這是很重要的。要做到這一點，就只必須透過溝通。
與部屬溝通有三點非常重要：
- 少說、多聽
在開會或討論事情時，必須要多聆聽部屬的意見與想法，且在聆聽的過程中不可隨意打斷對方說話，避免在一開始就直說「我認為怎樣怎樣」、「這件事就這樣這樣做」等等之類的話語。別讓部屬認為你是個獨裁者，不願意聽取別人的意見，否則久而久之就會發現之間的距離越來越遠，慢慢的部屬都不願意發言，接著就會面臨到團隊瓦解的問題。
- 同理心
具備同理心，能使雙方的溝通在同一個頻率上。若溝通沒有在同一個頻率上，花再多時間都會是徒勞無功、浪費時間罷了。當部屬談論到他面臨到的問題時，應該試著站在他的角度去看待他所面臨到的問題，而不是就只站在管理者的角度去評斷一切。
- 回饋
當部屬表現不如預期時，應該給予回饋意見，且這個意見必須是要具體的，讓部屬能夠知道自己哪裡做得不夠好，知道該哪裡可以改進。不斷的給予回饋意見，慢慢地團隊的狀況就會越來越好。
最後也分享幾項是管理階層在向下管理時會犯的錯誤。
- 緊迫盯人
當任務交辦下去給部屬後，卻三不五時就不斷詢問處理狀況，這樣的方式很容易讓部屬感覺到不舒服。最好的做法是約定進度追蹤報告的時間，讓部屬在固定的時間進行彙報即可。
- 任務交辦不清
想想你在交辦任務給部屬時，有沒有說過類似這句話「欸，這個拿去處理一下，處理完趕快給我！」，這樣的交辦內容很可能讓部屬不曉得你想要的是什麼，然後也不曉得緊急的程度，很有可能在雙方認知不同的情況下，造成誤會和耽誤。在交辦任務時，應清楚告訴部屬明確的目標，包含繳交時間、處理內容及期望方向，並用正面、肯定的詞彙交辦任務。
- 標準不一
部屬犯了同樣得錯誤，可能因為心情好，所以就沒事；因為心情不好，就破口大罵，這是一個很要不得的行為。在這樣的狀況下，部屬會不曉得標準在哪裡，並且會變成要花額外的心思去猜測管理者的情緒狀況，進而使團隊效率變差，團隊氣氛也會也會異常怪異。
許多人都認為向上管理很困難，但其實向下管理的難度是更高的，畢竟部屬只要對一個上司，對一個人做好管理就可以，但管理者卻要面對不只一個部屬，必須都要用不同的管理方式去對待每個部屬。
若你已經是管理階層，就讓我們一起在向下管理這個部份一起努力；若不是管理階層，就請你試著體諒你的主管，畢竟在這個世代，主管難為!!!!
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