今天是職場觀落陰第三場活動，剛好在過年前的轉職潮，我們就以「招募面試」為主題，來談談HR在招募、面試的過程中，需要注意哪些？而如果是一般求職者的話，或許也可以透過今天的分享，知道在企業內怎麼看招募。
YM「面談，你不可不知的小事！給人資的提醒」
招募任用的過程中，其實並沒有一定對或一定不對的事情！每個HR都有自己關注的事情，YM在這場分享中，一一分享他遇到的細節。
招募是挫折的？
招募的工作常常會讓人感到挫折，而造成挫折的原因常常是因為找不到人，然而招募工作其實不是為了追求績效，因此得失心不用這麼重。怎麼找到合適公司的人，才是真正的重點。
面試前準備
人事基本資料表
大部分人都有填過「人事基本資料表」，但其實有趣的是，有許多資料是不必要的資訊，例如：家庭狀況。但其實我們在面試時，是和「求職者」面試，而非面試求職者的「家人」，因此重點並不應該是家人，而是這個人的專業、特質的。
所以重點是我們要知道「求職者」的哪些事情，但請記得，有些有些資料要收集，也要符合《就業服務法》的規範。
履歷篩選
接下來進到看履歷的過程，許多主管都會要求看照片，但其實長相並不是那麼重要，我們要的是他們的工作能力，而非外表。畢竟你在找的是人才，而不是相親！
而如果我們能夠先把人才的DNA（經驗、能力、特質）先定義好，我們就可以很快速地依照這些DNA，快速篩選履歷。善用人力銀行的搜尋功能，也可以很有效率的篩選出更貼近我們需求的求職者，先評估我們自己一次可以看到多少封履歷，設定條件的嚴格程度，這樣我們才能好好的看這些履歷，這對求職者來說也是比較公平的。
我們在看求職者的時候，其實也要關注需求單位的「樣子」是怎麼樣，找一個適合這個需求單位的人進來，才是對公司有幫助的。
邀約面試
在提供面試資料給主管的時候，其實我們可以先把自己的建議提供給主管，如果有特別好的，就可以備註「強烈建議要面試」之類的字眼，這樣主管在看到的時候，就會知道：「喔！這個HR說一定要面試！」
有些主管在找人的時候，都會要求性別，但我們不可以為了自己想要的，而去浪費一個人才，因此我們一定要用盡我們會的詞，去說服主管面試。
我們要使用人力銀行的系統還是電子郵件來聯絡求職者呢？其實兩者沒有太大的差異，但我們使用電子郵件，可以自己留下紀錄，而不用擔心人力銀行系統轉換時，紀錄無法留存的問題。
如果是我們自己撈的履歷，請記住先告訴對方我們想邀約對方的工作內容是什麼。我們可以先用人力銀行發信給他，先告訴他們工作內容是什麼，再打電話詢問對方意願。這樣可以節省HR和對方溝通的時間。
面試中注意事項
座位的安排
當求職者來到現場時，我們應該安排什麼位置給求職者呢？求職者應該背對門，這樣才不會突然有同事有急事開門時，讓求職者瞬間尷尬，不知道要如何反應。（DT補充：現在的會議室可能會用半透明的隔間，求職者背對門，可以比較不受外面的干擾。）
幫求職者準備水
求職者講話也會口渴啊！所以幫求職者準備一杯水，會讓他感覺到貼心，如果是冬天的話，也可以準備溫水給他，如果求職者是女生，可以提供溫水，避免剛好在生理期。這個行為除了對求職者好之外，也對企業形象也會比較好。
面試不能做的事情
面試的過程中，我們可以用很輕鬆的方式和求職者面談，這樣可以讓求職者更能展現出真實的自我。但面試官還是必須要保留該有的分寸！而職場性騷擾不是只發生在錄取後的職場！在面試過程中，千萬不要姑息這些會性騷擾的HR或主管，要懂得保護自己。
總結而言，我們應該思考，在面試的過程中，哪些會影響公司形象。（參考閱讀：面談時，人資容易中幾槍？）
如果沒有可以面試的辦公室怎麼辦？
千萬不要約星巴克！因為大家都約那邊，如果沒有位置怎麼辦？所以建議可以約一個可以訂位的咖啡廳，這樣對求職者比較好。面試時也要記得告知求職者，為什麼我們需要約在咖啡廳，而不是在辦公室。
面試後的細節
任用程序
HR只針對人格特質的建議，專業留給用人單位；HR只給錄取的建議，是否真的要用，由用人單位決定。而如果HR覺得不OK，用人單位主管卻堅持想要，HR可以在任用簽核流程上備註，留下自保的紀錄。
錄取通知書
錄取通知書除了提供「錄用職稱」、「錄用薪資」、「上班日期」之外，其實還要告知對方他的上司是誰、福利措施及相關規定。重要的是，錄取通知書應該要請錄取的求職者簽名，作為雇用契約的附件。
入職時應該繳交的資料，強烈建議把「戶口名簿影本」拿掉，對求職者來說，他們可能會認為：「我錄取了，為什麼要提供我其他家人的個人資料？」也曾經有公司因為收了戶口名簿影本而被勞動局開罰。
感謝函
感謝函可發可不發，但要注意的是，發了之後，要再邀請對方加入公司，可能會受到對方的冷言冷語。因此如果不是確定真的不用對方，其實不發可能會是比較好的。
面試通知的時間
面試後，大家比較能接受的通知時間是多長呢？這可以參考我們之前的統計資料：《從面試到結果出爐，需要多長的時間？(人資篇)》、
ST「年後轉職？從招募流程，解析面試及履歷」
大家想知道招募流程，對於自己的工作會有幫助嗎？其實就是：知己知彼，百戰不殆（不Die）。
ST在這場分享中，用他過去在管顧、及業界中的經驗，來解析招募的流程。
招募的流程零零總總至少20關，其實有很多是HR夥伴需要注意的，而我們這邊只針對ST特別強調的項目來做說明。
面試前準備
管道確認
人力銀行是我們最常用的管道，但人力銀行的管道容易乾，所以我們要找找其他管道，LinkedIn是個很好的方向，越早開始經營，求職者越能相信你，所以提早開始經營吧！有些專業性的FB社團其實也是很好的管道，可以在上面找到可能合適的人選。
如果有廠區的話，報紙是一個很重要的管道，畢竟有些傳統產業的求職者，使用的方式還是比較傳統的方式。
在網路上如果要放職缺，要注意該網站的規則是什麼？符合對方規則的才可以進行。
產業調查
如果我們先做過產業調查，我們就可以從類似的公司去查閱求職者的履歷，更準確知道對方的狀況。而這個步驟很重要的另一個原因，是避免被騙！我們可以知道求職者對我們說的薪資是否正確，以及該公司的職稱真正代表的層級是什麼。
而我們在做產業調查時，可能會得知有些公司可能即將裁員，這時候我們就可以很快的找到想要的人。
做完產業調查後，我們提供給主管時，就可以和他們重談，告訴他們：「我手上有人，但薪水比較高，你要不要？」
人選再確認
可以晚上面試嗎？線上測驗不想做，可以先面試嗎？想先用電話聊就好？除非他真的不可取代，或是他真的很厲害，不然這種人其實受挫會來得很快！所以就放生吧！
面試中
是否出席面試？
面試遲到其實是危機處理的一種，怎麼和面試官說，是很重要的，如果求職者什麼都不說就消失，那在產業內很可能就變成黑名單了！
HR面試、主管面試
其實每個人面談問的問題都有不同的目的，即使是同一個問題，都有可能會有不同目的，例如：你下班後都在幹嘛？這個問題對A來說，可能是要了解他的社交能力，但對B來說，可能是要了解他是否能加班。
另外一個問題是主管面試時，主管消失怎麼辦，HR一定要安撫求職者的情緒，讓他們能夠等待主管回來面試。
面試後
不合適人選
絕對不發感謝函！因為主管常常在幾個月後改變想法，想要錄用這個不合適人選。
合適人選
主管常常會想要多看一些人，但要怎麼說服主管減少這樣的狀況，或是hold住求職者，這就是溝通技巧的問題了！或許可以試著丟一些比較差的履歷給主管，告訴他們市場上已經沒有更好的人才了！
確定任用後和人選討論
有時候確認任用後，人選會把拿到的offer去和其他公司喊價，我們可以試著和他們聊聊，分析其他公司和我們公司的狀況，讓求職者能更清楚的知道他的選擇是什麼。
如果是馬上答應offer的求職者，可能需要請他思考一下，是否還有其他公司需要考慮？不要因為網路上的「教戰手則」而草率決定！
神明說不能去上班？
錄用後是否會報到，其實有時候也是個問題。適應狀況不OK、主管覺得不OK、新人覺得不OK，只要這些狀況發生，那上述的招募流程就要全部重來！
招募流程中的「副本」
在招募的過程中我們還會遇到那些問題呢？下面這些問題，應該有許多夥伴們都覺得似曾相似吧！
- HR、主管、甚至老闆用人想法不同。
- 主管找人催很急、但每一關都卡很久。
- 面試時主管消失、測驗太差主管不談。
- 主管決定「取消」答應、送出的offer，人選已離職。
- 錄取的不符當初條件、不錄取的都符合當初條件。
有時候我們再去深思上述問題發生的原因，我們會發現到很多有趣的事情，通常這些可能就是主管們知道，但他們卻說不出來的東西。這就是招募HR要協助他們釐清的任務。
招募是一個大量溝通的工作、一種「扮演影子卻推動歷史」的感覺
或許有種動漫的感覺，但ST想透過這個方式給HR夥伴及求職者一些建議：
給招募夥伴
- 不斷溝通，所以需要大量資訊。
- 設法把主管變成自己人。
- 「傾聽」，自己的判斷大於人選說的一切。
- 「人」的問題無法100%避免，但要盡力降低發生機率。
- 說服人選的關鍵，常是第一次接觸時建立的信任、蒐集的資訊。
給轉職夥伴
- 想清楚再做決定、但思考要明快。
- 選offer時，比較當下的offer，不如比較下次轉職的offer。
- 誠實；可以有所保留，但資訊要足以讓招募者判斷、行動。
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