《YM創業雜記 #2》 公司設立之初

在「公司積欠薪資或清算解散了,該怎麼辦?」一文中有提到,在台灣要創立公司是一件非常簡單的事情。根據經濟部商業司的資料顯示,就算在疫情期間,109年06月全台灣新登記設立的公司數仍有3,620間。

稍微提一下台灣成立公司有五個步驟,以目前來說因為其中一個步驟是需要會計師驗資,所以通常就會直接請會計師事務所代辦,相關資料他們都會告知要準備什麼。

  1. 公司名稱預查 (確認公司名)
  2. 銀行開籌備處戶 (公司名稱+籌備處 EX 職場觀落陰股份有限公司籌備處)
  3. 會計師驗資 (公司設立資本額匯入籌備處銀行帳戶)
  4. 公司設立申請 (設立完成就能將籌備處銀行帳戶註銷,轉成正式帳戶)
  5. 國稅局申辦 (申請購買發票憑證)

在公司設立申請雖然有會計師事務所可以協助辦理,但有些部分還是得自己處理的,最基本的就是辦公室(公司設立)的地點

這部分要考量的部分蠻多的,包含到公司運營方式、可用資金多寡等。簡單來說就是需不需要辦公室來處理公司事務,然後有多少錢可以花。

許多公司的成立主要是因為要開立發票,所以才成立公司。這種就未必需要真的有一間辦公室,通常這種就會找共用空間直接將公司登記在那邊,費用部分會依地區及服務內容不同而有所差異,這邊就不多贅述。

如果你是屬於公司資金足夠,運營方式也是需要有辦公室來處理的,那麼就會真的找辦公室,理所當然公司登記就可以直接登記在該辦公室。

接下來分享自己辦公室地點挑選及建立的過程。

【地點挑選】

先確認自己的需求,以筆者當初需求舉例:大安區或信義區、交通方便、需24H有空調、有24H警衛、電梯大樓、大樓需有備用電源。

通常蠻多商辦一樓都會有出租資訊,筆者當初就是搭著捷運在大安區及信義區每站下車尋找各捷運站周遭商辦大樓。同時,也找兩區的房仲協助尋找。找辦公室不能急,肯定要找到真正自己喜歡的。

【空間配置】

在找到幾間喜歡的辦公室後,就是要開始先做空間配置的規劃,公司需要有哪些用途房間:主管辦公室、部門辦公室、會議室、休息室、會客室等等……每間公司的需求不同,這個部分就是依照各自需求下去規劃空間。

【辦公區規劃】

房間用途決定後,接著就是辦公區的座位規劃,公司預計員工人數是多少,有幾個部門。部門與部門之間的座位如何安排才能讓部門之間溝通能夠迅速(例如:業務部可以跟採購部或企劃部靠近些,這樣在溝通時會較快。)

【簽約與裝潢】

挑選好最適合自己的辦公室後,就是要進入到簽約階段,提醒各位請確認「國稅局各類所得稅扣繳」與「租金補充保費」是包含在租金內由屋主處理還是另外由公司處理。(筆者建議最好是就讓屋主自己處理就好,不然每個月還要去繳費也是挺麻煩的!)

同時,也要與屋主確認

  1. 裝潢可以動到什麼程度,退租需要還原還是裝潢可以留著等等。(例如:原本是陶瓷地板,但想貼木紋地貼,退租時需不需要還原?)
  2. 裝潢期多久?(筆者是談到1個月)
  3. 水電從什麼時候開始計算?

(因為和房東談不止筆者一人,因此可能有其他應確認的項目並沒有寫出,歡迎在底下留言分享經驗)

接著進入裝潢階段,需不需要每個座位都有網路孔、電話孔,電源插座哪些地方,這些都必須與水電師傅說清楚,請他將線路牽好。

在談裝潢期間,同時也要趕快向電信公司申請電話及網路,這邊也要評估好公司的網路用量,是否需要固定IP等。

【辦公設備採買】

這件事情齁!筆者有切身之痛一定要提醒大家!

辦公室設備的廠商說的,千萬別完全相信,能夠去看到實體還是會比較好的!

當初,筆者便宜行事,太過相信廠商說的,就只是單純將需求提給廠商,原本規畫的是每個位子都要有一個三層活動櫃,要讓員工可以放東西。桌子挑好送過來後,才發現活動櫃根本沒辦法放(放了可以坐的空間變很小,而且比桌子的寬還長會凸出來),最後只能全部退掉,另外安排空間放置物櫃供員工放東西…..

電腦設備的話,如果不想太佔空間,可以掛在螢幕後面的小型主機是個不錯的選擇(筆者公司就是用這種)

其他像事務機、電話交換機這些我就不再多述。就是找廠商談一談比個價就好。

【正式運營】

在裝潢完成、辦公設備就定位後,請不要忘記到自來水公司及台電公司變更使用人。然後,就是挑個良辰吉時放炮開工啦!!!

公司成立之初,會有各種情況發生,筆者就僅針對自己所經歷的部分與大家分享,若有其他筆者沒提到,但您覺得很重要的;或者是筆者有寫錯的部分,歡迎各位分享、指教!

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