前些日子BH寫了《淺談新鮮人進入職場衝擊與HR對應》，當中提到第一個衝擊是工作與想像的不一樣，而根據調查指出，新人離職的幾個時間點及原因分別是報到後一週離職是因為工作內容和想像的不同；一個月離職是人資並未兌現諾言(可能是各項人事政策、福利與面試時所談的不符)；三個月離職責是和主管理念不合；一年後離職則可能是與公司文化不合。因此，如何減少上述原因的發生，除了主管因素較不可控外，完整的新人引導規劃，就是人資夥伴們需要花心思的地方。過去曾負責過一段時間的新人訓業務，雖不是專責新人引導，但與新人的互動也算頻繁，在此與各位夥伴分享一些新人引導的注意事項，希望能夠對各位有幫助。

入職前

內外部溝通：

外部溝通是和新人的溝通，主要目的讓新人充分了解工作內容、樣態及需要做的準備。雖然這些內容在面試時可能都曾提過，一旦確定報到後，就有機會針對更多面試時無法詳細說明的資訊進行告知。

內部溝通指的是和部門同事的溝通，除了讓同事們知道新人報到的時間外，也可讓大家對新人有基本的了解。小編曾在某份工作報到前，被要求提供最近的生活照和興趣、嗜好等基本簡介，好讓未來的同事事先對我有基本的認識。報到後確實也因此立馬拉近和大家的距離。

 

硬體設備：

這裡指的是新人報到後辦公所需要用到的東西，例如電話、電腦、文具等。如果能提前準備好，除了能讓新人覺得受到重視外，也能盡早熟悉各項各項設備操作，盡早開始上工(?)。

另外，如果內部作業流程允許，可以在寄出Offer Letter時就預先請新人提供希望使用的內部區網或Email帳號並提供給資訊人員，以減少報到後等待帳號設定生效的時間。如有需要新設定分機號碼，也可以比照辦理。總之就是盡量減少新人報到、交接後，因沒有設備或無權限只能在座位上枯等的時間 (OS：理想狀態是電腦、系統都準備好就可以立馬上工啦)。

 

入職當天

新人環境引導：

狹義的新人引導(Orientation)指的就是報到當天的新人引導。除了繳交個人資料表、畢業證書或證照等基本資料外，通常還會由人資進行簡單的環境引導，以及人事相關規範說明。環境引導的用意在讓新人了解公司各項設施，例如茶水間、會議室等，規模大一點的公司可能還有健身房或其他員工休閒設施，也都可以在進行環境引導時一併介紹。人事相關規範則包含假勤、薪津、福利等與同仁最為相關也最在意的問題，透過在報到第一天的統一說明，除了讓新人明白相關措施內容外，也能避免後續同事間以訛傳訛 (OS：對假勤、薪津有問題可以直接問HR，不要自己在那邊瞎猜唷！)。

 

入職後

Buddy/Mentor制度

新人報到後，用人單位通常都會指派一個前輩負責帶這位新人。小至影印機如何使用、文具該如何申請(這裡指的文具是沒有事先準備好或是像信封這類不屬於個人文具的用品)；大到如何請款、部門內規等，都會由這位前輩進行指導。由於牽涉的大小事情實在太多，因此除了Buddy/Mentor外，對於這樣的職務也有人會戲稱為保姆。

但要是真的單純把這個職務當成幫新人把屎把尿的保姆，就太貶低這個任務的價值了。因為這個職務的負責人通常和新人相處的時間最長，他的一言一行都會被看在眼裡，自然也容易成為新人學習的樣板(這感覺有點像把剛出生第一個看到的人當作父母一樣?)。因此，除了本段一開始提到的工作事務、規範，以及讓新人盡快對工作上手外，Buddy/Mentor更重要的任務是帶領新人了解並融入部門、企業文化。

身為這樣一個如此耗時又多工的角色，人格特質往往就成為選擇新人Buddy/Mentor的重要指標之一。試想要是由一位工作能力很強但整天怨聲載道的同仁帶領新人，難保新人不會有樣學樣，長久下來不是離職就是成為另一個負面能量散播源，這對部門和新人都不是一件好事。

除此之外，偶爾在茶水間或是電梯中會聽到其他部門同事抱怨當Mentor占用自己的工作時間，要是能夠轉念想成帶領新人是為以後擔任管理職做預習，而且新人帶起來後，對部門、公司認同感高，自然也能夠協助分擔更多業務，長期來看都是利大於弊。反之，要是始終抱持著浪費時間的態度做Mentor，萬一新人離職，那些花在指導新人的時間才真的是浪費。

有些規模較大的企業，會將Buddy/Mentor制度寫入辦法中，明文規定各部門需要指定或一定比例的同仁擔任Buddy/Mentor，並為這些同仁做教育訓練，甚至是將擔任Buddy/Mentor的表現納入考績中，或是提供獎勵辦法，都是為了提升同仁參與的意願，進而讓新人能夠更快更好地融入環境，對工作上手。

 

七天/一個月/三個月新人關懷、座談

新人關懷、座談的頻率可依照人力狀況安排時間，但通常不出報到後一週、一個月、三個月這幾個週期。主要目的在了解新人報到後這一段時間是否有任何工作上或生活上的問題需要協助。同時如果新人有甚麼建議或想法，也都可以在這個場合中提出，有時新人會有類似的問題，就可以在座談會中一次回答。如果真的沒有餘裕進行實體座談會，也可以線上問卷或Email方式進行關懷，但與實體座談會相較之下，少了面對面互動的過程，就少了一個讓同仁能更輕鬆與人資互動、了解人資的機會。

 

企業文化介紹、課程

每個企業都有屬於自己的價值觀與企業文化，但不是每個企業都會對新人作企業文化的介紹。其實在新人階段進行企業文化的介紹，趁還沒被其他部門同事”洗腦”前，透過一個統一的管道進行宣導，植入人心的效果也會比較好。如果能夠再搭配定期的回訓或加強，例如報到後隔年再進行一次培訓，除了有加強認知的效果外，也能讓同仁透過這段時間的實際體會，了解公司對企業文化或價值觀的態度及定義(當然前提是要這些企業文化、價值觀和目前公司運行的模式相符，否則只是說一套做一套，新人馬上就知道這些都是紙上談兵，久而久之自然就會有樣學樣，被其他同事給汙染了)。有的公司甚至會請董事長或創辦人與新人進行座談，透過高階主管的角度分享對企業文化的解讀，可讓同仁更清楚公司的價值觀、企業文化在主管們的心目中應該要如何執行。除此之外，也可藉此機會聽取新人意見，作為未來管理上的參考。過去曾有參加完企業文化講座的學員向小編回饋董事長親口說出的企業理念與價值觀，說服力就是比硬梆梆的線上課程來的高。由此就可了解公司高管階層雖然和基層同仁互動的機會不多，但每一次都是傳達企業文化的最好機會。

 

其實講了這麼多新人報到應該要注意的事情，其實不外乎是為了讓新人覺得被重視。試想要是自己剛換工作，報到後發現沒人帶，桌機、電腦缺這個少哪個的，在這樣的狀況下還能正向積極的人應該不是神經太大條就是生性樂觀到極點。畢竟人都是需要被好好對待的，每天至少要相處三分之一時間的同事，要是感覺被忽略，連帶對公司的印象也就自然好不到哪裡去，對後續的工作投入度多少也會有影響。

除了上述新人引導時需要做的步驟及要注意的事情外，還有什麼措施、活動是您聽過或親身經歷過的呢？或是有什麼能讓新進同仁對公司、工作認同感更高的方法，歡迎各位讀者在下方留言回覆！或者也可以到我們的Facebook粉絲團與我們互動~
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