Excel是許多職場人常常使用的工具，許多人都認為excel不容易學習，我們將慢慢藉由excel好好學系列，教大家用更簡單的方式學習excel。接下來這系列將針對常用的條件式格式設定（格式化條件）的功能逐一說明。

使用excel時，我們常常希望能夠更快看到表格中異常的數值，或是某些我們特別想找到的資料，但如果靠肉眼來判斷、標記，一是容易出錯，二是這樣做也太耗費我們寶貴的時間。因此當我們有特定的條件時，我們就可以透過「條件式格式設定」這個功能，讓excel自動完成標記。

前段 / 後段項目規則

上次我們介紹了「醒目提示儲存格規則」，主要是以比大小、找文字或日期、重複的值為主。今天我們要介紹有點類似排名效果的條件式格式設定：前段/後段項目規則，同樣，我們將詳解這個項目中的每個內容。如同標題所述，在這個項目當中，我們可以粗略分成兩個種類，分別是：前段項目規則、後段項目規則。

前段項目規則中，主要有三種規則：前10個項目、前10%、高於平均，我們將分別針對這三個規則詳細說明。

這個規則雖然在excel程式中被稱為「前10個項目」，但實際上這個規則可以讓我們自由設定想要格式化多少個排名在前面的項目，只要修改格式設定中的數字就能輕鬆改變我們想特別標出最傑出的項目、問題最多的項目、排名最高的分數等等。

而這個規則既然要排名，當然也算是比大小的一種，所以這邊的前段/後段規則，都只適用於「數字」格式的儲存格格式。

舉個例子來說，在這邊我們儲存格內容是從1到21，最大的10個數字是12到21，所以如果我們設定的項目個數是10的話，就會標記這10個項目。

這邊需要特別提出說明的是，當我們第10（或我們設定的N）大的數字，剛好有多個儲存格都有的話，這些儲存格都會被當成排名前10（或N）個的項目，也就是它們也會在這時候被標記出來。例如剛剛的例子，如果我們把12改成11，那兩個11都會被標記成指定的格式。

「前10%」的項目名稱和「前10個項目」類似，不過我們這邊要算的是百分比排在前面的資料。計算方式是我們選取的範圍個數乘上我們設定的百分比，最後得出的數字無條件捨去到個位數，就是我們要標記的格數了。

例如我們設定10%，選取範圍內有21格有數字，那就會標記出21×10%＝2.1 格，無條件捨去小數位後，excel會幫我們自動標記出數字最大的2格。

我們可以思考一下，如果我們想要在21格中標記出2格，我們應該怎麼計算呢？想到了嗎？就是用2÷21≒9.5%，這時候我們需要設定超過9.5%的數字，才會標記前兩名，也就是我們應該設定成10%。這樣兩種計算方式，大家是否都了解了呢？

「高於平均」這個項目顧名思義，就是excel會幫我們計算選取範圍中，所有數字儲存格的平均值，然後標記出高於這個平均值的儲存格。

一樣舉1-21的例子，這些儲存格的平均值是11，因此excel就會自動幫我們標記出「高於」11的儲存格。這邊需要注意的是，如果剛好有數值和平均值一樣大，那是不會被標記的唷！

但是很多時候，我們又需要包含平均值，如果我們希望excel幫我們標記大於或等於平均值的儲存格，那我們可以怎麼做呢？這時候我們就需要用到條件式格式設定中的「管理規則」了！按照以下步驟：

用上面這個方式，我們也可以選擇另一種標準，我們可以標記出高於1-3個標準差的儲存格。用來處理大量樣本，我們就可以找出我們不想要的或找到我們必須特別關注的，不屬於常見資料的數值囉。

前面談完前段項目規則的三種規則，相信大家對這個類型都有一定了解，而後段項目規則的設定和前段項目規則一樣，只是差別在於前項是找排名前面的（數字大的），而後段項目則是要找出排名後面的（數字小的）。因為設定方式和概念是一樣的，我們就不再贅述囉。

我們透過這篇簡單說明前段／後段規則的運作模式，希望大家都能更活用這個規則，讓我們使用excel和其他人溝通能更有效率唷！

如果對excel有任何疑惑，或是有想知道的功能，都歡迎留言或到職場觀落陰粉絲專頁跟我們說說，我們有機會在未來的單元和大家談談這些功能唷！

Excel 好好學-格式化條件-02-前段／後段項目規則